Bewerbung: Projektassistenz (m/w/d)

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Beschreibung

Das Jobcenter Spree-Neiße nimmt mit seinem Projekt SISAL am Bundesprogramm rehapro teil. Ziel des Förderprogramms ist es, durch die Erprobung innovativer Leistungen neue Wege zur Erhaltung oder Wiederherstellung der Erwerbsfähigkeit von Menschen mit gesundheitlichen Einschränkungen zu finden. Das Projekt wird an allen vier Standorten Cottbus/Chóśebuz, Forst (Lausitz)/Baršć (Łužyca), Guben und Spremberg/Grodk durchgeführt. Für diese Innovation sucht das Jobcenter eine Projektassistentin oder einen Projektassistenten, der diesen neuen Weg hilfreich unterstützt und begleitet. Der Arbeitsplatz befindet sich am Standort Cottbus/Chóśebuz des Jobcenters Spree-Neiße.
 

Projektassistenz (m/w/d)

 
Wir suchen Sie für folgende Aufgabenbereiche:
 
Assistenzaufgaben nach den Erfordernissen des Modellprojektes SISAL 

• Allgemeine Büroorganisation (postalische und digitale Postbearbeitung, Ablage, Telefon, Terminüberwachung/-koordinierung,)
• Erledigung von Schreib-/Scan- und Kopierarbeiten für das Projektteam
• Organisation, Durchführung, Abrechnung und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen, Meetings und Workshops
• Organisation und Abrechnung von Schulungen und Dienstreisen
• Vorbereitende und koordinierende Gespräche mit Netzwerkpartnern
• Projektübergreifende Schnittstellenfunktion zur Informationsbeschaffung (Zuarbeiten und Recherchetätigkeiten für das Projektteam SISAL sowie Organisation und Einbindung von Stakeholdern)
• Überwachung der Personalressourcen und Mitarbeiterverfügbarkeit
• Überwachung von Fristen (z.B. Auftragserledigung Gutachtenerstellung)

• Beschaffung und Management von Projektausstattungen und externen Dienstleistern
• Anzeige von Wartungs-, Reparatur-, Reinigungs- und Entsorgungsaufträgen und deren Überwachung

Dokumentenmanagement

• Erstellung und Verteilung von Projektunterlagen (z.B. Meilensteinplanung, To-do-Listen, Protokolle)
• Aktualisierung und Pflege von projektbezogenen Unterlagen
• Formulieren von Korrespondenzen und Projektkommunikation
• Erarbeitung von Präsentationen und Berichten
• Aufbereitung von Unterlagen für die Jahresberichtserstattung

Budgetverwaltung

• Einholen von Kostenangeboten
• Erfassung und Kontrolle von zahlungsauslösenden Dokumenten/Belegen
• Zuarbeit bei der Kostenplanung

Datenerfassung und Statistik für das Bundesprogramm rehapro
Mitwirken beim Datenaustausch

• Erstellung und Überwachung von Listen und Tabellen für alle Erhebungen in der Programmevaluation, der Fachstelle rehapro und der wissenschaftlichen Begleitung des Modellprojektes SISAL
• Überwachung der vorgeschriebenen Meldetermine im Rahmen des Bundesprogramms rehapro
• Aufbereitung von Daten für die Programmevaluation in Datenbanken
• Aufbereitung von Öffentlichkeitstätigkeiten für die Fachstelle rehapro Knappschaft-Bahn-See

Mitwirken bei der Innovation Netzwerkatlas

• Entwicklung und Aufbau eines Netzwerkkataloges nach Sozialräumen entsprechend dem Modellkonzept SISAL

• Erfassung der Daten für einen Netzwerkkatalog unter Berücksichtigung der bereits bestehenden, standortbezogenen Netzwerke

Wir bieten Ihnen:

• angenehme Arbeitsumgebung in einem motivierten Team inkl. teambildender Maßnahme (Teamtag)
• attraktive Bezahlung nach TVöD (VKA) – Entgeltgruppe 6
• Jahressonderzahlungen sowie vermögenswirksame Leistungen 
• Kostenlose PKW-Stellplätze sowie Zuschuss zum ÖPNV
• betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
• verschiedene Qualifikations- und Weiterbildungsangebote 
• gute Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben (flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr
• sicherer Arbeitsplatz in der Region

Wir erwarten von Ihnen:

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
• Kritik- und Konfliktfähigkeit
• Kooperations- und Teamfähigkeit
• selbständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Fundierte MS-Office Kenntnisse
• gültige Fahrerlaubnis Klasse B

wünschenswert:

• Erfahrungen im Projektmanagement, idealerweise in einer Assistenzrolle bzw. Zusatzqualifikation „Projektassistenz“

 
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.
 
Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa begrüßt Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. In gleichem Maße werden Bewerbungen von Personen befürwortet, die ehrenamtlich Aufgaben und damit Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen.
 
Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind willkommen. Diese werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt.
 
Vollständige und aussagefähige Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis zum 16.05.2025 an den
   
oder per E-Mail in einer zusammengefassten Datei im pdf-Format mit einer Größe von max. 10 MB unter Angabe des Adressaten Haupt- und Personalverwaltung an
   
Hinweis:
Auf den Gebrauch von Bewerbungsmappen und auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird verzichtet. Es wird empfohlen, eine Behinderung/Gleichstellung zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen und nachzuweisen.
 
Von der Zusendung von Eingangsbestätigungen und Zwischennachrichten wird abgesehen. Aus Kostengründen werden Bewerbungsunterlagen in Papierform nur zurückgesendet, soweit ein adressierter und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.
 
Bei Fragen zum Verfahren steht Frau Pflanz als Ansprechpartnerin telefonisch unter der Nummer +49 3562 986-11102 zur Verfügung. Bei fachspezifischen Fragen gibt Frau Brade-Zufall Auskunft, telefonisch zu erreichen unter +49 355 86694-35554.
 
Information zur Datenverarbeitung
Weitere Hinweise finden Sie unter folgendem Link:
 
https://www.lkspn.de/aktuelles/ausschreibungen/stellenangebote.html
 
Gerne senden wir Ihnen die Informationen per pdf zu. Bitte wenden Sie sich per E-Mail an hauptamt@lkspn.de.

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Bewerbungsfristende

16.05.2025

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