Der Landkreis Spree-Neiße/ Wokrejs Sprjewja-Nysa auf dem Weg zum papierlosen Rechnungsempfang
Zum 1. April 2020 ist die E-Rechnungsverordnung des Landes Brandenburg in Kraft getreten. Auftrag Gebende sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen sicherzustellen, sofern für die Erfüllung von Aufträgen im Oberschwellenbereich die Vergabekammer des Landes Brandenburg zuständig ist.
Ein reines PDF-Dokument, das in einer E-Mail verschickt wird, gilt längst nicht als elektronische Rechnung. Stattdessen müssen hinter dem Dokument strukturierte Daten liegen, die eine automatisierte Verarbeitung zulassen.
Da der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa (im Weiteren Landkreis genannt) die Umstellung auf die papierlose Rechnungsbearbeitung anstrebt, bitten wir alle derzeitigen beziehungsweise zukünftigen Geschäftspartner nachstehende Informationen zur Umstellung auf die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu beachten.
Hinweise zur Umstellung auf die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Im Zuge der Umsetzung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen bitten wir Sie zukünftig um die Einhaltung der nachfolgenden Anforderungen bei der Übermittlung von Eingangsrechnungen:
1. Digitaler Rechnungsversand per E-Mail
- Senden Sie Ihre Rechnungen ausschließlich an die E-Mail-Adresse
- Die E-Mail-Adresse ist ausschließlich für den Rechnungsempfang reserviert. Andere E-Mails (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, allgemeiner Schriftverkehr, …) senden Sie, wie bisher, bitte direkt an Ihre Ansprechpartner in unserem Haus.
- Bitte versenden Sie keine Duplikate bzw. Kopien der per E-Mail versandten Rechnung auf dem Postweg. Eine zusätzliche Papierrechnung zur elektronischen Verarbeitung darf nicht ausgestellt werden.
- Verwenden Sie bitte ausschließlich das Format PDF, XRechnung oder ZUGFeRD.
Zum Versenden der Rechnung als xRechnung oder ZUGFeRD nutzen Sie bitte das Portal:
OZG-RE - Anmeldung (xrechnung-bdr.de) 2
- Bitte verzichten Sie auf weitere Informationen in der E-Mail. Zukünftig soll die E-Mail nach dem Erhalt automatisiert weiterverarbeitet werden.
- Jede (auch mehrseitige) Rechnung muss in einer PDF-Datei abgebildet werden. Mehrere PDF-Rechnungen können in einer E-Mail an den Landkreis versandt werden.
- PDF-Dateien mit Passwort-Schutz können nicht verarbeitet werden.
- WICHTIG: Ergänzen Sie die Rechnungsanschrift mit dem entsprechenden Fachbereich, Sachgebiet, damit die Rechnung direkt der richtigen Stelle zugeordnet werden kann.
- Sofern Ihnen bei der Auftragsvergabe weitere Informationen mitgeteilt wurden (z. B. Aktenzeichen, Vergabenummer, …) geben Sie diese bitte in der Rechnung an.
2. Hinweise zum Rechnungsversand per Post
- Wenn Ihre Lieferung und Leistung nicht der Annahme- und Verarbeitungspflicht aus einer öffentlichen Ausschreibung unterliegt oder Ihnen der digitale Rechnungsversand nicht möglich ist, senden Sie Ihre Rechnungen bitte ausschließlich an folgende Postanschrift:
Zentraler Rechnungseingang
Fachbereich XX / Sachgebiet XX
Heinrich-Heine-Straße 1
03149 Forst (Lausitz)
- Verzichten Sie auf Rechnungsduplikate und Kopien; eine Originalrechnung reicht aus.
Bei mehrseitigen Rechnungen klammern oder kleben Sie diese bitte nicht. Die Rechnungen werden an zentraler Stelle zur digitalen Weiterverarbeitung gescannt.
Bei Fragen zur elektronischen Rechnungsübermittlung bzw. zu weiteren Details bezüglich der Umstellung steht Ihnen vom Fachbereich Finanzen des Landkreises Spree-Neiße/ Wokrejs Sprjewja-Nysa folgende Ansprechpartnerin zur Verfügung:
Hauptgeschäftsbuchhaltung
Telefon: 03562 986-12004