Zugangseröffnung
Signatur
Verschlüsselung
Dateiformate
Dateigröße
Antwort per E-Mail
Rechtliche Hinweise

Elektronische Kommunikation

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation der Kreisverwaltung des Landkreises Spree-Neiße

1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Der elektronische Zugang zur Kreisverwaltung des Landkreises Spree-Neiße, insbesondere die Übermittlung elektronischer Dokumente für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Bürgerinnen, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3 a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) i.V.m. § 1 Abs. 1 Satz 1 Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Brandenburg (VwVfGBbg), wird hiermit nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen eröffnet.
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Die elektronische Form entwickelt die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform (Schriftform). Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt (zum Signaturverfahren und zum Schriftformerfordernis siehe unter "Signatur").
Der Landkreis Spree-Neiße eröffnet den elektronischen Verwaltungszugang unter den folgenden Bedingungen:
Der Landkreis Spree-Neiße stellt für E-Mails mit qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten die zentrale E-Mail-Adresse
 
de-post@lkspn.de-mail.de

zur Verfügung.
Signierte Dokumente können bei der Kreisverwaltung Spree-Neiße nur unter dieser E-Mail-Adresse verarbeitet werden. Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse.

Weiterhin stellt der Landkreis Spree-Neiße für die Übermittlung von einfachen E-Mails ohne Verschlüsselung und Signatur die Adresse zur Verfügung. Darüber hinaus sind organisationsbezogene E-Mail-Adressen eingerichtet, die Sie für die Kommunikation nutzen können. Die Adressen finden Sie auf dem Kopfbogen.
Alle diese E-Mail-Adressen der Kreisverwaltung Spree-Neiße, von deren Ämtern und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Spree-Neiße dar. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere E-Mail-Adressen und sonstige elektronische Zugänge zur Kreisverwaltung Spree-Neiße stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.
Bitte geben Sie in Ihrer E-Mail Ihre postalische Adresse sowie den gewünschten Empfänger so genau wie möglich an. Ihre E-Mail kann mit diesen Angaben schneller weitergeleitet werden.
Beim Empfang von E-Mails werden diese automatisiert im Hinblick auf Spam- und Sicherheitsgesichtspunkte geprüft. Wenn Ihre E-Mail nicht den genannten Kriterien entspricht, wird sie nicht zugestellt.
Verschlüsselte Mails können nicht bearbeitet werden.

Ausgenommen von dieser Verfahrensweise sind:
  1. Fachbereich Bau und Planung:
    • Vergaberecht - Die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen des Landkreises Spree-Neiße ist nicht möglich. Hierzu besteht ein speziell geregelter Kommunikationsweg.
  2. Fachbereich Ordnung, Sicherheit, Verkehr -  Sachgebiet Führerschein- und Kfz-Zulassung:
    • Dokumente im Bereich Kfz-Zulassung.
  3. Fachbereich Landwirtschaft, Veterinär und Lebensmittelüberwachung, Sachgebiet Landwirtschaft:
    • Antrag auf Agrarförderung entsprechend Erlass der EU- Zahlstelle 3/2016 – Allgemeine Verwaltungskontrolle – profil zentral – vom 14.10.2016 in Verbindung mit dem Erlass der EU-Zahlstelle 1/2012 – profil-zentral – vom 15.05.2012.
  4. Fachbereich Kataster und Vermessung:
    • Die Beantragung von Vereinigungen bzw. Teilungen von Grundstücken mit digitaler Signatur ist entsprechend der VV zur Beglaubigung von Anträgen auf Vereinigung oder Teilung von Grundstücken vom 01.07.2009 ausgeschlossen. Diese Vorschrift gilt in Verbindung des § 20 (1) BbgVermG und setzt die Einhaltung des § 29 GBO i.V.m. § 13 GBO und § 40 BeurkG voraus.
  5. Fachbereich Recht Amt zur Regelung offener Vermögensfragen:
    • Erteilung der Genehmigung nach Grundstücksverkehrsordnung (§ 1 Abs. 2 und § 4 GVO)
    • Erstellen des Gebührenbescheides nach § 9 GVO i.V.m. § 1 Grundstücksverkehrs-Gebührenverordnung –GVOGebV
    • Negativatteste über vermögensrechtliche Ansprüche gem. § 3 Abs. 5 VermG
  6. Fachbereich Bauordnung:
    • Ausgenommen sind alle Verfahren gemäß Brandenburgische Bauordnung (BbgBO)  vom 19. Mai 2016 (GVBl. I Nr. 14) sowie Anträge nach §§ 24 und 25 der Verordnung über energiesparenden Wärmeschutz und energiesparende Anlagentechnik bei Gebäuden vom 24. Juli 2007 (BGBl.I S.1519) und dem § 9 des Gesetzes zur Förderung Erneuerbarer Energien im Wärmebereich vom 7. August 2008 (BGBl.I S.1658). Das trifft auch auf Anträge nach § 22 der Ersten Verordnung zur Durchführung des Bundes-Immissionsschutzgesetzes vom 26. Januar 2010 (GVBl. I Nr.4) zu.
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.landkreis-spree-neisse.de oder Briefköpfen genannte E-Mail-Adressen geschickt werden.

2. Signatur
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte "elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss.
Jedes Dokument ist separat zu signieren.
Der Landkreis Spree-Neiße unterstützt derzeit nur akkreditierte Signaturverfahren. Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur www.bundesnetzagentur.de
Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zu nutzen. 

3. Verschlüsselung
Verschlüsselte E-Mails können nicht bearbeitet werden. Sollten Sie personenbezogene oder vertrauliche Daten übermitteln wollen, beachten Sie, dass eine sichere Kommunikation durch Verschlüsselung nicht möglich ist. Die Datenübertragung ist nicht geschützt gegen fremde Einsichtnahme.

4. Dateiformate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass der Landkreis Spree-Neiße nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:
  • Portable Document Format (.pdf, PDF/A)
  • Textdateien (.rtf oder .txt)
  • Bilddateien (.tiff, .jpeg, .bmp)
In allen Dateianhängen dürfen kein ausführbarer Code, automatisierte Abläufe, Programmierungen (Makros) oder ein Kennwortschutz verwendet werden.
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Absprache und Zustimmung des Landkreises Spree-Neiße zulässig.
Dateien, die als selbstextrahierende *.exe Dateien umgewandelt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros, *.bat) enthalten, werden von der Kreisverwaltung Spree-Neiße nicht angenommen.
E-Mails, die einen Virus enthalten, werden nicht angenommen. Hierüber erhalten Sie keine Information.
Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so ist die Bearbeitung Ihrer Mail nicht gesichert. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.
Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit dem Landkreis Spree-Neiße und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. Eigenbetriebe (Eigenbetrieb Abfallwirtschaf, Eigenbetrieb Jobcenter Spree-Neiße) oder anderer Behörden oder Institutionen. 

5. Dateigröße
Die Gesamtgröße einer E-Mail inklusive Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von 5 Megabyte (MB) beschränkt.

6. Antwort per E-Mail
Bitte beachten Sie: Bescheide und andere Mitteilungen, die einem rechtlichen Schriftformerfordernis unterliegen, werden von der Kreisverwaltung bis auf weiteres in Papierform versandt.

7. Rechtliche Hinweise
Die Kreisverwaltung übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Kreisverwaltung sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.